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No.質問・回答おれい
[46137] 上司からの電子メールでの仕事依頼メールが遅延した場合、どう対応したらよいのですか
OS: Windows XP
ソフトウェア名:メーラ一般

上司が電子メールで仕事依頼を私に行いましたが、私のところには、上司が電子メールを送ったという時間から3時間以上経過しても、私の会社のメールアドレスには電子メールが届いていませんでした。

具体的には、上司が仕事依頼メールを出したのは午後6時半ごろで私は通常会社にいる時間です。また、その日は仕事が一段落したので午後9時半頃、会社を後にしました。確認したところ、そのメールは午後10時頃私の会社のメールアドレスに
届いていました。

翌日朝一番で、上司から仕事が終わってないではないかと叱られました。
上司、部下という立場上、私は申し訳ありませんと平謝りし、すぐにその仕事
をしますと回答し、その仕事を行いました。

このようなケースでは、どのような対応をすればよいのでしょうか。

背景としては、私の上司は忙しく外出がちなので、外出先から仕事の依頼を
電子メールでよく依頼してきます。

すいせいマナーの良い質問者です。   2004年8月1日01:17


[46142] 上司に電子メールは必ずしもすぐに届くものではないとゆうことを
説明しましょう。納得してくれるはずです…

やはり電話で伝えてもらうのが1番かと思います。
スターゲイト (410)    2004年8月1日02:45


+2 p
[46158] メールのヘッダを見ると、送信時間、配信時間、サーバーが受けた時間などが書いてありますので、もしそれがあれば証明することができます。または、逆に自分から急ぎの問い合わせをしてみても良いかもしれませんね
sibanobu (16)    2004年8月1日10:50


+4 p
[46162] えーと、根本的にメールのみでやり取りをしたいんですか?
メールの不確実性は十分体験されていますね。

普通は電話一本かける事で解消です。
別の書き込みでもありましたが、相手が忙しいだろうから電話
しないという次元の仕事ですか。
代わりの方が電話に出たら「席に戻られましたら折り返しお電話
ください」とやるのが普通でしょう。
重要な仕事であればあるほど相手(上司や取引先)との連絡は
早くて正確である事が大事です。

メールという物が不確実で相手がいつ見るかも分からないという
点から補助的な役割でしか使わない方がいいでしょう。
そちらの会社、それで良く成立していますね(笑
うちの会社なら相当厳しく叱られますよ、そんな悠長な事では。

急がない内容や電話で話した上で資料として送信するのならば
良いですが、メールを唯一無二の通信手段として用いるのは
かなり非効率でしょう。

HONDA (未登録)   2004年8月1日12:47


[46221] どうもよく社内の体制がわからないのですが、私の事務所の場合、

1 急ぎの連絡は仕事用の携帯電話で直接本人に電話して伝える。

2 期限が一週間程度余裕がある場合で送付する添付資料があれば郵送で送る。送付先が複数の場合は電子メールで送る。

3 電子メールは着かないことがあるため、送付後必ず相手先に電話して確認する

というようにしています。あなたの会社の場合、1の仕事にメールを使うのは、少し異常ですね。その上司はひょっとして携帯電話が私物ではないですか?
toboty (19)    2004年8月2日09:09


+2 p
[46223] POP3/SMTPという現在のメールシステムは、到着時刻を指定できないだけでなく、
原理的に到着しないこともあり得ます。ですので、メールによる重要要件の依頼
は、到着を確認できる別のシステムを並存させる必要があります。少なくとも
「受信確認」付きのメールとした上、受信確認メールが帰ってこない状態では
「到着してない」と判断するくらいの配慮は必要でしょう。

この件については、別途質問されている#46040の内容も参考になるでしょう。
http://pcq.furu.org/thread.php?thread=46040

また、現在のメールは、特段指定しない限り平文で内容が流れるため傍受が容易
です。ホテルなどのインターネット接続環境では、VPNを使った暗号化などを
しない限り、セキュリティはないものと思ったほうがいいです(逆にVPNを使って
社内サーバーに直結するなら、このような到着遅延の障害は発生しません)。

これらの事情から「インターネットを使ったメールによる仕事の指示」を行う
ことは無謀と言えます。即時社内体制を変更しないと、いつなんどき重要情報が
それと分からぬまま、社外に漏れるか保証の限りではありませんよ。

mory (512)    2004年8月2日09:52


+1 p
[46242] >確認したところ、そのメールは午後10時頃私の会社のメールアドレスに届いていました。
これは受信時刻で確認されたのでしょうか。
まず、この事実を上司は納得してもらってください。

>背景としては、私の上司は忙しく外出がちなので、外出先から仕事の依頼を
>電子メールでよく依頼してきます。
みなさんのご指摘のようにインターネットメールは着信時刻が保証されているわけではありませんし、場合によっては配信さえされないこともありえます。
また、相手が着信してすぐに開封してくれるかどうかもわかりません。
ですから、急ぎの場合は電話などでメール送信したことを伝えるなどの方法をとるようにするのが確実です。
このことを上司に理解してもらう必要がありますね。

maido (2696)    2004年8月2日13:41


+1 p
[46275] ゆうな様、sibanobu様、maido様アドバイス、ありがとございます。
メールのヘッダをプリントアウトして、それを用いて、電子メールは
必ずしもすぐに届くものではないとゆうことを、上司に説明してみます。


すいせいマナーの良い質問者です。   2004年8月2日22:45


[46278] HONDA様へ、ご意見ありがとございます。

>えーと、根本的にメールのみでやり取りをしたいんですか?
>メールの不確実性は十分体験されていますね。
 通信手段としてメールのみでやり取りしたいとは、私は、考え
ておりません。
 今回の質問動機は、最近替わった新しい上司が、電子メールで
よく仕事依頼をしてくるという状況において、部下として電子メ
ールの不確実性をどうやって上司に説得するのがよいのかについ
て、皆さんのご意見を聞きたかったことです。

>別の書き込みでもありましたが、相手が忙しいだろうから電話
>しないという次元の仕事ですか。
ちなみに、今回遅延したメールでの仕事依頼の内容は、特に急
がない内容(1週間程度の間にやれば十分)でした。

>そちらの会社、それで良く成立していますね(笑
>うちの会社なら相当厳しく叱られますよ、そんな悠長な事では。
  私の会社と言われると話しが大きくなります。
  前の上司は、今の上司のような人ではなく、
顔と顔をあわせた会話、電話、携帯電話、FAX、及び電子メール
を、緊急度、重要度、及び情報の秘密性の高さを考慮して、
1つあるいは複数の伝達方針を使い分ける人でした。

  それと比較して現在の上司は、さらなる上の方や取引先の方に
対しては、部下である私と同様な対応はしてないと思います。
  ただ部下の私に対する対応は、質問で書いたとおりです。
部下に対する対応だとしても、いささか問題があると考えられ
ます。そこで、部下の私の方から、なんらかの対策を打つ必要
があると判断し、みなさんの意見を伺ったという次第でありま
す。 




 



すいせいマナーの良い質問者です。   2004年8月3日01:03


[46280] toboty様 コメント、そちらの事務所の場合の対応を紹介していただき、
ありがとうございます。

>どうもよく社内の体制がわからないのですが、私の事務所の場合、
>
>1 急ぎの連絡は仕事用の携帯電話で直接本人に電話して伝える。
>
>2 期限が一週間程度余裕がある場合で送付する添付資料があれば郵送で送る。送>付先が複数の場合は電子メールで送る。
>
>3 電子メールは着かないことがあるため、送付後必ず相手先に電話して確認
> する

>あなたの会社の場合、1の仕事にメールを使うのは、少し異常ですね。
最近変わった今の上司に限って言えば、部下である私に対する依頼は、
電子メールを多用しています。ちなみに、その依頼内容で、2日以内に
対応しなければならないようなものは稀です。
 本当に急ぐべき問い合わせが1度だけありましたが、その時はさすが
にこの上司も、会社の私宛に電話し、さらに私の私物の携帯電話に電話
してきました。

>その上司はひょっとして携帯電話が私物ではないですか?
上司の携帯電話が私物であるかは私はしりません。
 ただ開発系の平社員である私は、会社から仕事用の携帯電話
 は支給されておりません。
 同期入社の平社員でも、営業系の人は、当然会社から仕事用
 携帯電話を支給されています。

すいせいマナーの良い質問者です。   2004年8月3日01:36


[46389] すいせいです。

 本日、現在の上司に対して、メールの遅延があった問題のメールと、
短時間でとどいたメールの2通のヘッダ、及び本文をプリントアウト
して、それを用いて電子メールは 必ずしもすぐに届くものではない
とゆうことを、上司に説明してきました。
すると、上司も、インターネットの通路を通る、電子メールに関
しては遅延が発生してしまう可能性があり、その遅延時間も3時間
以上もかかるような長いケースもあることを納得してもらいました。
 また、インターネットを経路とする電子メールに関しては、
その経路上、電子メールの文章を、容易に盗聴することがあること
に関してもあわせて報告しました。よって、外出先から、電子メール
で仕事を依頼する際でも、VPNなどを利用する(容易に利用できるかわ
かりませんが)、最低でも電子メールの本文を暗号化して送るなどの
対策が必要だと提案し、それについても納得してもらいました。


 



すいせいマナーの良い質問者です。   2004年8月3日23:34


[46542] すいせいです。
 上司に対する、説明も完了しましたので、
ポイントを全てわりふり、質疑を終了させたいとおもいます。
皆様あぎがとうございました。
すいせいマナーの良い質問者です。   2004年8月5日15:14


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